Il personale addetto all’area amministrativa (Dirigente Scolastico, Direttore dei servizi generali e amministrativi, assistenti amministrativi, collaboratori scolastici) si impegna a fornire un servizio che si attenga alle disposizioni impartite dalla normativa vigente e agli accordi sottoscritti nella contrattazione con la RSU.
- Dirigente Scolastico: riceve il pubblico su appuntamento.
- DSGA e assistenti amministrativi: svolgono il loro servizio presso la sede di via Borgovico. Il direttore dei servizi generali e amministrativi, oltre a svolgere le normali funzioni connesse al profilo professionale, coordina il raccordo fra progettazione didattica e attività amministrativa, fornendo il supporto tecnico; collabora con il Dirigente Scolastico per una migliore organizzazione del servizio, aggiorna l’informatizzazione dei servizi di segreteria. Gli assistenti amministrativi, oltre a svolgere le normali funzioni connesse al profilo di appartenenza, mantengono rapporti con l’utenza improntati alla massima disponibilità e chiarezza, rispondono al telefono fornendo il nome dell’Istituto, qualificandosi e indirizzando alla persona in grado di dare le informazioni richieste, sono a disposizione per qualsiasi informazione o chiarimento di carattere amministrativo, organizzano l’archivio in modo da avere sempre a disposizione i dati
salienti dell’Istituto e le pratiche ricorrenti.
- Collaboratori scolastici: oltre che provvedere alla pulizia quotidiana delle singole aule e degli spazi loro assegnati ed ai compiti loro destinati dal profilo professionale, svolgono servizio di accoglienza all’ingresso della scuola, dove sono disponibili per dare le indicazioni primarie per la fruizione del servizio; vigilano sugli alunni in temporanea uscita dall’aula scolastica e li trattengono presso i locali dell’infermeria o in altro locale adeguato nel caso siano colti da malore, dopo che siano stati avvisati telefonicamente i genitori; aiutano gli alunni in situazione di handicap; assistono e coadiuvano le lezioni in palestra; aprono e chiudono i locali scolastici in caso di manifestazioni serali; hanno cura dei locali e delle suppellettili loro assegnate, segnalano eventuali danni, rotture o necessità di manutenzioni che esulino dalle loro competenze.
Per le pratiche amministrative sotto riportate vengono mantenuti i tempi e/o le modalità di esecuzione indicati:
- Iscrizioni alle scuole dell’Infanzia, Primaria e Secondaria: vengono raccolte le domande provenienti dai genitori e/o dalle varie scuole, previa comunicazione delle necessarie indicazioni e fornitura degli appositi moduli.
- Iscrizione alle scuole superiori: dopo un’indagine preliminare diretta a conoscere gli orientamenti dell’utenza, viene consegnato agli alunni il modulo per la domanda di iscrizione dell’Istituto prescelto. Le domande sono poi raccolte dall’incaricato designato (coordinatore di classe) e consegnate all’ufficio di Segreteria.
- Certificati di studio: per quelli di iscrizione e frequenza il rilascio avviene entro tre giorni dalla richiesta, per quelli con le valutazioni entro cinque (la domanda può essere fatta anche telefonicamente; il recapito, a richiesta, può avvenire presso le diverse sedi).
- Scheda di valutazione: viene consegnata, entro cinque giorni dal termine generale fissato per le operazioni di scrutinio, dai docenti incaricati o dal Dirigente Scolastico.
- Diploma: viene inviata comunicazione individuale scritta per il ritiro presso l’ufficio di Segreteria quando il documento in oggetto sia pervenuto dall’Ufficio Scolastico Provinciale.
Gli uffici di Segreteria – compatibilmente con la dotazione organica di personale amministrativo – garantiscono un orario di apertura al pubblico dal lunedì al sabato anche con turni pomeridiani, secondo quanto comunicato e pubblicizzato. Il Consiglio di Istituto delibera in merito sulla base delle indicazioni fornite dall’utenza e nel rispetto di quanto stabilito nella contrattazione d’Istituto. L’Istituto si impegna a far pervenire le comunicazioni in tempo utile a tutte le sedi; assicura spazi ben visibili all’informazione e garantisce la pubblicizzazione degli atti.